Bestyrelsen for InterMail A/S, CVR-nr. 42 57 81 18, ("Selskabet") indkalder herved til ordinær generalforsamling

Bestyrelsen for InterMail A/S, CVR-nr. 42 57 81 18, ("Selskabet") indkalder herved til ordinær generalforsamling, der afholdes

tirsdag den 12. januar 2021, kl. 17.00

på Stamholmen 70, 2650 Hvidovre

VIGTIG MEDDELELSE I RELATION TIL COVID-19

På grund af den nuværende COVID-19-situation og af hensyn til alle aktionærer og Selskabets ledelse og øvrige repræsentanter opfordrer bestyrelsen alle aktionærer til IKKE at deltage fysisk i dette års ordinære generalforsamling.

Aktionærer opfordres i stedet til at benytte sig af muligheden for at stemme ved fuldmagt eller brevstemme. Benyt venligst den separate formular til formålet som beskrevet under ”Adgangskort, fuldmagt og brevstemme”.

Aktionærer, som uanset Selskabets opfordring ønsker at deltage fysisk i den ordinære generalforsamling, skal være opmærksomme på, at der gælder restriktioner i forhold til adgangen til de lokaler, hvor den ordinære generalforsamling afholdes. Disse restriktioner kan betyde, at visse personer muligvis ikke kan få adgang til den ordinære generalforsamling på grund af deres seneste rejsehistorik, karantæne og/eller tegn på sygdom. Aktionærer, som ønsker at deltage fysisk i den ordinære generalforsamling, skal desuden bære mundbind i overensstemmelse med de gældende anbefalinger fra Sundhedsstyrelsen.

Der vil som følge af risikoen for smitte ikke blive serveret kaffe, te, kage eller andre forfriskninger på den ordinære generalforsamling.

Hvis Selskabets bestyrelse beslutter sig for at tage yderligere sikkerhedsforanstaltninger ud over dem, der er beskrevet i denne indkaldelse, forud for afholdelsen af den ordinære generalforsamling, vil detaljerne for sådanne foranstaltninger blive kommunikeret til aktionærerne gennem en selskabsmeddelelse på Selskabets hjemmeside samt separat til aktionærer, der er navnenoteret i Selskabets ejerbog.

Dagsorden

1. Ledelsens beretning om Selskabets virksomhed
2. Forelæggelse af årsrapport og koncernregnskab til godkendelse
3. Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til den godkendte årsrapport
4. Fremlæggelse af og vejledende afstemning om vederlagsrapport
5. Valg af medlemmer til bestyrelsen
6. Valg af revisor
7. Forslag fra bestyrelsen

       7.1   Godkendelse af bestyrelsens vederlag for det igangværende regnskabsår

     8.    Bemyndigelse til dirigenten

Fuldstændige forslag

Ad 1.             Ledelsens beretning om Selskabets virksomhed

                      Bestyrelsen foreslår, at ledelsens beretning om Selskabets virksomhed i det seneste regnskabsår tages til efterretning.

Ad 2.             Forelæggelse af årsrapport og koncernregnskab til godkendelse

                      Bestyrelsen foreslår, at den fremlagte årsrapport og koncernregnskabet godkendes.

Ad 3.             Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til den godkendte årsrapport

                      Der forelægges årsrapport for regnskabsåret 2019/20, som viser:

                      Koncern

                       Årets resultat                   mio. kr.             -3,3 kr.

                      Samlede aktiver                mio. kr.          155,0 kr.

                      Egenkapital                       mio. kr.            15,2 kr.

                       Moderselskab

                       Årets resultat                   mio. kr.              6,3 kr.

                       Samlede aktiver               mio. kr.          137,3 kr.

                       Egenkapital                      mio. kr.            15,6 kr.

På baggrund af Selskabets resultat indstiller bestyrelsen, at der ikke udbetales udbytte. Årets resultat foreslås overført til regnskabsposten ’overført resultat’ med -3,3 mio. kr. for koncernen og 6,3 mio. kr. for moderselskabet.

Ad 4.             Fremlæggelse af og vejledende afstemning om vederlagsrapport

Selskabet har udarbejdet en vederlagsrapport for 2019/20, som skal fremlægges for generalforsamlingen til vejledende afstemning.

Bestyrelsen bemærker, at vederlagsrapporten er udarbejdet som følge af de nye krav i selskabslovens § 139b for at overholde gældende lovgivning og de gældende Anbefalinger for god Selskabsledelse. Vederlagsrapporten omfatter vederlag tildelt bestyrelsen og direktionen i 2019/20 og er udarbejdet i overensstemmelse med Selskabets vederlagspolitik fra 9. januar 2020.

Bestyrelsen foreslår, at den fremlagte vederlagsrapport godkendes på den vejledende afstemning.

Ad 5.             Valg af medlemmer til bestyrelsen

                      Bestyrelsen foreslår følgende genvalg til bestyrelsen:

·John Dueholm

·Jan Olsen

·Martin Bøge Mikkelsen

Om de foreslåede bestyrelsesmedlemmers øvrige ledelseshverv og kompetencer henvises til årsrapporten side 26.

Ad 6.             Valg af revisor

Bestyrelsen foreslår genvalg af Grant Thornton Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Bestyrelsen er ikke blevet påvirket af tredjeparter og har ikke været underlagt nogen aftale med en tredjepart, som begrænser generalforsamlingens valg til visse revisorer eller revisionsfirmaer.

Ad 7.             Forslag fra bestyrelsen

Ad.7.1           Godkendelse af bestyrelsens vederlag for det igangværende regnskabsår

Bestyrelsen foreslår, at generalforsamlingen godkender bestyrelsens vederlag for det igangværende regnskabsår 2020/21 som følger:

• Bestyrelsesformanden modtager et honorar på kr. 175.000.
• Øvrige bestyrelsesmedlemmer honoreres hver med kr. 100.000.

Ad 8.             Bemyndigelse til dirigenten

                     

                      Generalforsamlingens dirigent bemyndiges til med substitutionsret at anmelde det vedtagne og foretage de ændringer heri, som Erhvervsstyrelsen, Nasdaq Copenhagen eller andre myndigheder måtte kræve eller henstille foretaget som betingelse for registrering eller godkendelse.

Vedtagelseskrav

Alle dagsordenens forslag kan vedtages med simpelt flertal.

Aktiekapital og stemmerettigheder

Selskabets aktiekapital udgør på indkaldelsestidspunktet nominelt kr. 17.987.325. Hvert aktiebeløb på kr. 5 giver én stemme på generalforsamlingen.

Adgangskort, fuldmagt og brevstemme

Aktionærer, der besidder aktier i Selskabet på registreringsdatoen, har ret til at deltage i og stemme på generalforsamlingen. Registreringsdatoen er tirsdag den 5. januar 2021. De aktier, som den enkelte aktionær besidder på registreringsdatoen, opgøres på baggrund af notering af aktionærens kapitalforhold i ejerbogen samt meddelelser til Selskabet om ejerforhold, som endnu ikke er indført i ejerbogen, men som er modtaget af Selskabet inden udløbet af registreringsdatoen - ved dagens udløb.

Deltagelse på generalforsamlingen er endvidere betinget af, at aktionæren eller dennes fuldmægtig senest 3 dage før generalforsamlingen har løst adgangskort for sig selv og eventuelt medfølgende rådgiver. Adgangskort til generalforsamlingen kan rekvireres via aktionærportalen på Selskabets hjemmeside, , eller ved henvendelse til Selskabets kontor, Stamholmen 70, 2650 Hvidovre, tlf. 3966 0922, indtil fredag den 8. januar 2021, kl. 23.59. Adgangskort kan også rekvireres ved at indsende tilmeldingsblanketten til Computershare A/S, Lottenborgvej 26 D, 2800 Kongens Lyngby eller e-mail . Tilmeldingsblanket skal være Selskabet eller Computershare A/S i hænde senest fredag den 8. januar 2021, kl. 23.59.

Aktionærer, der er forhindrede i at deltage i generalforsamlingen, kan afgive fuldmagt til bestyrelsen eller til en navngiven tredjemand. Fuldmagtsblanketten er tilgængelig på Selskabets hjemmeside, . Fuldmagt afgives via aktionærportalen på Selskabets hjemmeside, , eller ved at udfylde, underskrive og indsende fuldmagtsblanketten til Computershare A/S, Lottenborgvej 26 D, 2800 Kongens Lyngby eller e-mail . Fuldmagt skal være Selskabet eller Computershare A/S i hænde senest fredag den 8. januar 2021, kl. 23.59.

Aktionærer, der er forhindrede i at deltage i generalforsamlingen, kan alternativt vælge at afgive stemme per brev. Brevstemmeblanketten er tilgængelig på Selskabets hjemmeside, . Brevstemme afgives via aktionærportalen på Selskabets hjemmeside, , eller ved at udfylde, underskrive og indsende brevstemmeblanketten til Computershare A/S, Lottenborgvej 26 D, 2800 Kongens Lyngby eller e-mail . Brevstemmen skal være Selskabet eller Computershare A/S i hænde senest mandag den 11. januar 2021, kl. 12.00.

Adgang til oplysninger

Denne indkaldelse med dagsorden, fuldstændige forslag, årsrapport med koncernregnskab, vederlagsrapport, fuldmagts- og brevstemmeblanket samt oplysning om antal aktier og stemmerettigheder på datoen for indkaldelsen vil være tilgængelige for aktionærerne på Selskabets hjemmeside, , frem til og med dagen for generalforsamlingen.

Meddelelse i relation til COVID-19

Som angivet ovenfor opfordrer bestyrelsen alle aktionærer til IKKE at deltage fysisk i den ordinære generalforsamling af hensyn til aktionærerne og Selskabets ledelse og øvrige repræsentanter. I stedet opfordres aktionærer til at stemme enten ved fuldmagt eller brevstemme. Skulle aktionærer trods denne opfordring ønske at deltage fysisk i den ordinære generalforsamling, gør bestyrelsen opmærksom på, at der kan gælde visse restriktioner i forhold til adgangen til de lokaler, hvor den ordinære generalforsamling afholdes. Desuden skal alle, der deltager fysisk i generalforsamlingen, bære mundbind i overensstemmelse med de gældende anbefalinger fra Sundhedsstyrelsen. Som følge af risikoen for smitte vil der ikke være forplejning på den ordinære generalforsamling.

Spørgsmål fra aktionærerne

Aktionærerne kan forud for generalforsamlingen skriftligt stille spørgsmål til dagsordenen og ethvert dokument, der vil blive fremlagt på den ordinære generalforsamling, ved at rette

henvendelse til Selskabets kontor, Stamholmen 70, 2650 Hvidovre, eller

e-mailadresse .

Hvidovre, 9. december 2020

Bestyrelsen

Vedhæftet fil