Efecte Oyj: Yhtiökokouskutsu

 EFECTE OYJ -- YHTIÖTIEDOTE -- 23.3.2020 KLO 18.45

Efecte Oyj: Yhtiökokouskutsu

Efecte Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään keskiviikkona 22.4.2020 klo 11.30 alkaen Maslov-salissa, Innopoli 3, Vaisalantie 6, Espoo. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan kokouspaikalla klo 11.00.

A. VARSINAISESSA YHTIÖKOKOUKSESSA KÄSITELTÄVÄT ASIAT

Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen

2. Kokouksen järjestäytyminen

3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen

4. Kokouksen laillisuuden toteaminen

5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen

6. Vuoden 2019 tilinpäätöksen, konsernitilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen

- Toimitusjohtajan katsaus

7. Tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen vahvistaminen

8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että tilikaudelta 1.1.2019-31.12.2019 ei jaeta osinkoa.

9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle

10. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen

Osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä noin 40 % Efecte Oyj:n osakkeista ja äänistä, ovat ehdottaneet, että hallituksen jäsenille maksettavia palkkioita korotetaan 3 % siten, että tulevalla toimikaudella palkkiota maksettaisiin seuraavasti: hallituksen puheenjohtajalle 3 090 euroa kuukaudessa ja muille hallituksen jäsenille 1 545 euroa kuukaudessa.

Samat osakkeenomistajat ehdottavat lisäksi, että edellä mainituista hallituksen jäsenten palkkioista noin 40 % maksettaisiin Efecte Oyj:n osakkeina ja noin 60 % rahana. Osakkeina suoritettava palkkio-osuus maksetaan antamalla uusia ja/tai luovuttamalla yhtiön hallussa olevia omia osakkeita hallituksen jäsenille neljän viikon kuluessa siitä, kun liiketoimintakatsaus ajalta 1.1.-31.3.2020 on julkistettu, tai mikäli tämä ei olisi sisäpiirisäännökset huomioiden mahdollista, ensimmäisenä mahdollisena ajankohtana tämän jälkeen. Hallituksen jäsen ei saa myydä eikä luovuttaa hallituspalkkioina saatuja osakkeita palkkion maksamista seuraavien kolmen vuoden aikana.

Lisäksi puheenjohtajalle ja hallituksen jäsenille korvataan kohtuulliset matkakulut hallituksen kokouksiin.

11. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että hallitukseen valitaan kuusi (6) jäsentä.

12. Hallituksen jäsenten valitseminen

Osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä noin 40 % Efecte Oyj:n osakkeista ja äänistä, ovat ehdottaneet, että hallituksen jäseniksi valitaan nykyiset hallituksen jäsenet Pertti Ervi, Turkka Keskinen, Kari J. Mäkelä ja Päivi Rekonen ja että uusiksi jäseniksi valittaisiin Brigitte Falk ja Esther Donatz. Efecte Oyj:n nykyinen hallituksen jäsen Hannu Vaajoensuu on ilmoittanut, että hän ei ole käytettävissä uudelleenvalintaan.

Hallitukseen ehdotettujen henkilöiden ansioluettelot ovat saatavilla Efecte Oyj:n internetsivuilla osoitteessa . Kaikki valittaviksi ehdotetut henkilöt ovat antaneet suostumuksensa valintaan.

13. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että tilintarkastajan palkkio maksetaan yhtiön hyväksymän laskun mukaan.

14. Tilintarkastajan valitseminen

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että yhtiön tilintarkastajaksi valitaan uudelleen tilintarkastusyhteisö Ernst & Young Oy toimikaudelle, joka jatkuu seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka. Ernst & Young Oy on ilmoittanut päävastuulliseksi tilintarkastajaksi KHT Juha Hilmolan.

15. Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta

Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään enintään 450 000 yhtiön osakkeen hankkimisesta yhdessä tai useammassa erässä yhtiön vapaaseen omaan pääomaan kuuluvilla varoilla. Ehdotettu osakemäärä on noin 7,6 % kaikista yhtiön osakkeista.

Osakkeita voidaan hankkia yhtiön pääomarakenteen kehittämiseksi, käytettäväksi yrityskauppojen tai muiden järjestelyjen rahoittamisessa, muutoin edelleen luovutettavaksi tai mitätöitäviksi, käytettäväksi yhtiön kannustinjärjestelmissä tai jos se muutoin on hallituksen käsityksen mukaisesti osakkeenomistajien intressissä.

Osakkeiden hankkimisessa maksettavan vastikkeen tulee perustua yhtiön osakkeen hintaan julkisessa kaupankäynnissä. Omien osakkeiden hankkimisen vähimmäisvastike on osakkeen alin julkisessa kaupankäynnissä noteerattu markkinahinta valtuutuksen voimassaoloaikana ja enimmäishinta vastaavasti osakkeen korkein julkisessa kaupankäynnissä noteerattu markkinahinta valtuutuksen voimassaoloaikana.

Omia osakkeita voidaan hankkia muuten kuin osakkeenomistajien omistamien osakkeiden suhteessa (suunnattu hankinta).

Valtuutuksen ehdotetaan olevan voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen asti, kuitenkin enintään 30.6.2021 asti. Valtuutus kumoaa varsinaisen yhtiökokouksen 4.4.2019 antaman omien osakkeiden hankintaa koskevan valtuutuksen.

16. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta

Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään osakeannista sekä optio-oikeuksien ja muiden osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:ssä tarkoitettujen osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta yhdessä tai useammassa erässä seuraavasti.

Hallitus olisi valtuutuksen nojalla oikeutettu päättämään yhteensä enintään 1 000 000 osakkeen antamisesta. Hallitus voi päättää antaa joko uusia osakkeita tai yhtiön hallussa olevia omia osakkeita. Valtuutuksen enimmäismäärä vastaa noin 16,8 % yhtiön kaikista osakkeista.

Valtuutus sisältää oikeuden antaa osakkeita sekä optio-oikeuksia ja/tai muita osakkeisiin oikeuttavia erityisiä oikeuksia suunnatusti eli poiketen osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta, jos siihen on yhtiön kannalta painava taloudellinen syy, kuten niiden käyttäminen vastikkeena yrityskauppojen tai muiden järjestelyjen tai investointien rahoittamisessa ja/tai yhtiökokouksen päättämän hallituksen osakkeina maksettavan palkkio-osuuden suorittaminen. Valtuutus sisältää lisäksi oikeuden antaa osakkeita sekä optio-oikeuksia ja/tai muita osakkeisiin oikeuttavia erityisiä oikeuksia maksua vastaan tai maksutta. Maksuton suuntaaminen edellyttää, että siihen on yhtiön kannalta ja sen kaikkien osakkeenomistajien etu huomioon ottaen erityisen painava taloudellinen syy.

Valtuutuksen perusteella hallituksella on oikeus päättää kaikista osakeannin sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisen ehdoista mukaan lukien saajat ja maksettavan vastikkeen määrä.

Valtuutuksen ehdotetaan olevan voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen asti, kuitenkin enintään 30.6.2021 asti. Valtuutus kumoaa varsinaisen yhtiökokouksen 4.4.2019 antaman osakeantivaltuutuksen. 

17. Kokouksen päättäminen

B. YHTIÖKOKOUSASIAKIRJAT

Edellä mainitut yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset sekä tämä yhtiökokouskutsu ovat saatavilla Efecte Oyj:n internetsivuilla osoitteessa Efecte Oyj:n tilinpäätös, konsernitilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus ovat saatavilla mainituilla internetsivuilla viimeistään 1.4.2020. Päätösehdotukset ja muut edellä mainitut asiakirjat ovat myös saatavilla yhtiökokouksessa, ja niistä sekä tästä kokouskutsusta lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille. Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internetsivuilla viimeistään 6.5.2020 alkaen.

C. OHJEITA KOKOUKSEEN OSALLISTUJILLE

1. Osallistumisoikeus ja ilmoittautuminen

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 8.4.2020 merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.

Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään 17.4.2020 klo 10.00. Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:

• internetissä osoitteessa
• puhelimitse numeroon +358 400 383 064 maanantaista perjantaihin klo 9-16 tai
• kirjeitse osoitteeseen Efecte Oyj, Vaisalantie 6, 02130 Espoo.

Ilmoituksen on ilmoitustavasta riippumatta oltava perillä ennen ilmoittautumisajan päättymistä 17.4.2020 klo 10.00.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilö- tai Y-tunnus, osoite, puhelinnumero sekä mahdollisen asiamiehen tai avustajan nimi ja asiamiehen henkilötunnus. Osakkeenomistajien Efecte Oyj:lle luovuttamia tietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien yhteydessä.

2. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 8.4.2020. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 17.4.2020 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä.

3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirja

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja tai hänen on muutoin luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa.

Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvo-osuustileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa. Valtakirjamalli on saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa .

Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan alkuperäisinä osoitteeseen Efecte Oyj, Vaisalantie 6, 02130 Espoo ennen ilmoittautumisajan päättymistä.

4. Ennakkoäänestäminen

Osakkeenomistaja, jolla on suomalainen arvo-osuustili, voi äänestää ennakkoon tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta yhtiön internetsivujen välityksellä 23.3.2020 – 17.4.2020 klo 10.00 välisenä aikana. Ennakkoon äänestäneen osakkeenomistajan ei ole mahdollista käyttää osakeyhtiölain mukaista kyselyoikeutta tai oikeutta vaatia äänestystä. Ennakkoon äänestävän osakkeenomistajan mahdollisuutta äänestää ennakkoäänestysajan alkamisen jälkeen mahdollisesti muuttuneesta asiakohdan päätösehdotuksesta saattaa olla rajoitettu, ellei hän saavu itse tai asiamiehen välityksellä paikalle yhtiökokoukseen. Sähköisen ennakkoäänestyksen ehdot ja muut sitä koskevat ohjeet ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa . Ennakkoäänestämiseen tarvitaan osakkeenomistajan arvo-osuustilin numero.

4. Muut tiedot

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.

Yhtiöllä on kokouskutsun päivänä 23.3.2020 yhteensä 5 959 990 osaketta, ja ne tuottavat 5 959 990 ääntä.

Lisätietoja koronaviruksen vaikutuksista yhtiökokousjärjestelyihin katso

Espoossa 23. päivänä maaliskuuta 2020

EFECTE OYJ

Hallitus

Lisätietoja:

Taru Mäkinen

Talousjohtaja

Efecte Oyj



+358 40 507 1085

Hyväksytty neuvonantaja:

Evli Pankki Oyj, puh. 0

 

Efecte Oyj

Efecte on suomalainen ohjelmistoyhtiö, joka tarjoaa pilvipohjaisia palvelunhallinnan ohjelmistoja ja niitä tukevia asiantuntijapalveluita. Efecten ohjelmistoilla voidaan joustavasti hallita kaikkia organisaation sisäisiä ja ulkoisia palveluita, esimerkiksi IT:n, henkilöstöhallinnon tai talousosaston palveluita ja asiakaspalvelua sekä pääsyoikeuksia. Efecte on yksi alan johtavista keskisuurten ja julkisten organisaatioiden ohjelmistotoimittajista Suomessa ja Pohjoismaissa. Yhtiö on perustettu vuonna 1998 ja se on noteerattu Nasdaq First North Growth Market Finland-markkinapaikalla. Efecte toimii Suomessa, Ruotsissa, Saksassa ja Tanskassa.