KUTSU ROBIT OYJ:N VARSINAISEEN YHTIÖKOKOUKSEEN

ROBIT OYJ        PÖRSSITIEDOTE        18.2.2021 KLO 14.00

           

KUTSU ROBIT OYJ:N VARSINAISEEN YHTIÖKOKOUKSEEN

Robit Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään torstaina 25.3.2021 kello 14.00 alkaen Robit Oyj:n Granit-kokoustilassa osoitteessa Vikkiniityntie 5, 338800 Lempäälä. Yhtiön osakkeenomistajat ja näiden asiamiehet voivat osallistua kokoukseen ja käyttää osakkeenomistajan oikeuksiaan vain äänestämällä ennakkoon sekä esittämällä vastaehdotuksia ja kysymyksiä ennakkoon tämän kutsun ja yhtiön muun ohjeistuksen mukaisesti. Fyysinen osallistuminen ei ole mahdollista COVID-19-pandemian vuoksi.

Ohjeet osakkeenomistajille löytyvät tämän kutsun osasta C Ohjeita kokoukseen osallistuville. Yhtiön hallitus on päättänyt poikkeuksellisesta kokousmenettelystä eduskunnan 2.10.2020 / 677 hyväksymän väliaikaisen lain nojalla.

COVID-19-pandemian leviämisen rajoittamiseksi yhtiö on päättänyt ryhtyä väliaikaisen lain mahdollistamiin toimiin, jotta yhtiökokous voidaan pitää ennakoitavalla tavalla huomioiden osakkeenomistajien, yhtiön henkilökunnan ja muiden sidosryhmien terveys ja turvallisuus.

Yhtiön osakkeenomistajat, jotka on 15.3.2021 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon, voivat seurata yhtiökokousta etäyhteyden välityksellä tilaamalla yhtiökokoukseen henkilökohtaisen linkin yhtiön kotisivuilta . Tilaaminen vaatii tunnistautumisen henkilökohtaisella pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajat eivät voi tilata linkkiä. Kokousta näin seuraavien osakkeenomistajien ei katsota osallistuvan yhtiökokoukseen, joten heillä ei ole muun muassa kysely- tai äänioikeutta yhtiökokouksen aikana. Mikäli osakkeenomistaja ei ole äänestänyt ennakkoon, ei osakkeenomistajan katsota osallistuvan yhtiökokoukseen. Kyse ei siis ole osakeyhtiölain mukaisesta etäosallistumisesta vaan mahdollisuudesta seurata yhtiökokousta etäyhteyden välityksellä.

A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen

2. Kokouksen järjestäytyminen

• Kokouksen puheenjohtajana toimii asianajaja Johan Roman. Mikäli Johan Romanilla ei painavan syyn vuoksi ole mahdollisuutta toimia puheenjohtajana, hallitus nimeää puheenjohtajaksi parhaaksi katsomansa henkilön. Puheenjohtaja voi nimetä kokoukselle sihteerin.

3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen

• Pöytäkirjantarkastajana ja ääntenlaskun valvojana toimii asianajaja Jemina Bonsdorff. Mikäli Jemina Bonsdorff ei voi toimia pöytäkirjantarkastajana ja ääntenlaskun valvojana, hallitus nimittää näihin tehtäviin parhaaksi katsomansa henkilön.

4. Kokouksen laillisuuden toteaminen

5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen

• Kokoukseen osallistuviksi osakkeenomistajiksi katsotaan ne osakkeenomistajat, jotka ovat äänestäneet ennakkoon ennakkoäänestysajan kuluessa ja joilla on osakeyhtiölain 5 luvun 6 ja 6 a §:n mukaan oikeus osallistua yhtiökokoukseen. Ääniluettelo vahvistetaan Euroclear Finland Oy:n toimittamien tietojen perusteella.

6. Vuoden 2020 tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen

Toimitusjohtajan katsauksen esittäminen.

• Koska yhtiökokoukseen voi osallistua vain ennakkoäänestyksen kautta, yhtiön tilinpäätös, konsernitilinpäätös ja toimintakertomus sekä tilintarkastuskertomus, jotka ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla viimeistään kolme viikkoa ennen yhtiökokousta, katsotaan tässä kohdassa esitetyiksi yhtiökokoukselle.

7. Tilinpäätöksen vahvistaminen, mikä sisältää myös konsernitilinpäätöksen vahvistamisen

8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että tilikauden 2020 tulos kirjataan edellisten tilikausien voittovarat -tilille ja tilikaudelta 2020 vahvistetun taseen perusteella ei jaeta osinkoa.

9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle

10. Toimielinten palkitsemisraportin käsittely

Hallitus ehdottaa toimielinten palkitsemisraportin hyväksymistä. Päätös on osakeyhtiölain mukaan neuvoa-antava. Palkitsemisraportti on saatavilla yhtiön verkkosivuilla viimeistään 4.3.2021. Koska yhtiökokoukseen voi osallistua vain ennakkoäänestyksen kautta, toimielinten palkitsemisraportti vuodelta 2020 katsotaan näin esitetyksi yhtiökokoukselle.

11. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen

Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa yhtiökokoukselle yhtiön hallituksen jäsenten lukumääräksi kuusi (6).

12. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen

Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa yhtiökokoukselle hallituksen jäsenille ja puheenjohtajalle maksettavien palkkioiden osalta seuraava:

Hallituksen puheenjohtajan vuosipalkkio on 45 000 euroa, joka maksetaan 40 % osakkeina ja loput 60 % on ennakkoveroa, jonka yhtiö pidättää ja maksaa verottajalle. Hallituksen jäsenen vuosipalkkio on 30 000 euroa, joka maksetaan 40 % osakkeina ja loput 60 % on ennakkoveroa, jonka yhtiö pidättää ja maksaa verottajalle. Hallituksen jäsenille ja puheenjohtajalle maksetaan hallituksen kokouksista ja valiokuntakokouksista kokouspalkkiota 500 euroa per kokous, johon on osallistunut. Lisäksi korvataan matka-, yöpymis- ja muut kulut. Hallituksen puheenjohtajan ja hallituksen jäsenen koko toimikauden vuosipalkkio maksetaan joulukuussa 2021. Palkkion osakeosuuden maksaminen voi tapahtua antamalla uusia yhtiön osakkeita tai hankkimalla osakkeita yhtiökokouksen hallitukselle antamien valtuutuksien nojalla. Maksettavasta varainsiirtoverosta vastaa palkkion saaja.

13. Hallituksen jäsenten valitseminen

Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallitukseen valitaan uudelleen Kim Gran, Mammu Kaario, Mikko Kuitunen, Anne Leskelä, Kalle Reponen ja Harri Sjöholm.

Hallituksen jäsenten toimikausi päättyy vuoden 2022 varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.

Kaikki ehdokkaat ovat antaneet suostumuksensa valintaan ja ovat riippumattomia yhtiöstä ja sen merkittävistä osakkeenomistajista lukuun ottamatta Harri Sjöholmia, joka on riippuvainen yhtiöstä ja merkittävästä osakkeenomistajatahosta.

Kaikkien hallituksen jäseniksi ehdotettujen henkilöiden esittely on nähtävissä Robit Oyj:n internetsivuilla .  

14. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että valittavalle tilintarkastajalle maksetaan palkkio yhtiön hyväksymän laskun mukaan.

15. Tilintarkastajan valitseminen

Hallitus on arvioinut yhtiön nykyisen tilintarkastajan Ernst & Young Oy:n toiminnan ja riippumattomuuden. Hallitus suosittelee Ernst & Young Oy:n uudelleenvalintaa yhtiön tilintarkastajaksi seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka kestäväksi toimikaudeksi. Ernst & Young Oy on ilmoittanut nimeävänsä KHT Toni Halonen yhtiön vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi.

16. Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta ja/tai pantiksi ottamisesta

Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään enintään 2 108 390 oman osakkeen hankkimisesta ja/tai pantiksi ottamisesta yhdessä tai useammassa erässä yhtiön vapaalla omalla pääomalla. Hankittavien ja/tai pantiksi otettavien osakkeiden enimmäismäärä vastaa 10 % yhtiön kaikista osakkeista kokouskutsupäivän tilanteen mukaan. Yhtiö ei kuitenkaan voi yhdessä tytäryhteisöjensä kanssa omistaa ja ottaa omia osakkeita pantiksi millään hetkellä sellaista määrää, joka olisi yhteenlaskettuna yli yksi kymmenesosa yhtiön kaikista osakkeista. Omia osakkeita voidaan valtuutuksen nojalla hankkia vain vapaalla omalla pääomalla.

Osakkeet hankitaan muuten kuin osakkeenomistajien omistusten mukaisessa suhteessa Nasdaq Helsinki Oy:n järjestämässä julkisessa kaupankäynnissä hankintahetken markkinahintaan tai muuten markkinoilla muodostuvaan hintaan. Valtuutusta esitetään käytettäväksi esimerkiksi yhtiön osakepohjaisten kannustinjärjestelmien toteuttamiseen tai muihin hallituksen päättämiin tarkoituksiin.

Hallitus ehdottaa, että valtuutus kumoaa yhtiökokouksen 22.4.2020 antaman valtuutuksen päättää omien osakkeiden hankkimisesta.

Valtuutuksen ehdotetaan olevan voimassa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka, kuitenkin enintään 30.6.2022 asti.

17. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään osakeannista sekä osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:n tarkoittamien osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta yhdessä tai useammassa erässä joko maksua vastaan tai maksutta.

Annettavien osakkeiden määrä, mukaan lukien erityisten oikeuksien perusteella saatavat osakkeet, voi olla yhteensä enintään 2 108 390 osaketta, mikä määrä vastaa 10 % yhtiön kaikista osakkeista kokouskutsupäivän tilanteen mukaan. Hallitus voi päättää antaa joko uusia osakkeita tai yhtiön hallussa mahdollisesti olevia omia osakkeita.

Valtuutus oikeuttaa hallituksen päättämään kaikista osakeannin sekä osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisen ehdoista, mukaan lukien oikeuden osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta poikkeamiseen. Valtuutusta esitetään käytettäväksi yhtiön taseen ja rahoitusaseman vahvistamiseen, yhtiön osakepohjaisten kannustinjärjestelmien toteuttamiseen tai muihin hallituksen päättämiin tarkoituksiin.

Valtuutuksen ehdotetaan olevan voimassa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka, kuitenkin enintään 30.6.2022 asti. Valtuutus kumoaa aikaisemmat käyttämättömät osakeantia ja optio-oikeuksien sekä muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamista koskevat valtuutukset.

18. Kokouksen päättäminen

B. Yhtiökokousasiakirjat

Edellä mainitut yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat saatavilla Robit Oyj:n verkkosivuilla osoitteessa . Robit Oyj:n tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus sekä palkitsemisraportti ovat saatavilla mainituilla verkkosivuilla viimeistään 4.3.2021. Vuosikertomuksesta ja edellä mainituista asiakirjoista lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille.

Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla verkkosivuilla 8.4.2021 alkaen.

C. Ohjeita kokoukseen osallistujille

Osakkeenomistaja tai tämän asiamies saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan vain äänestämällä ennakkoon alla olevien ohjeiden mukaisesti.

1. Osallistumisoikeus

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 15.3.2021 (yhtiökokouksen täsmäytyspäivä) rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.

Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Osakkeenomistaja voi osallistua yhtiökokoukseen vain äänestämällä ennakkoon jäljempänä kuvatulla tavalla sekä esittämällä vastaehdotuksia ja kysymyksiä ennakkoon.

2. Ilmoittautuminen ja äänestäminen ennakkoon

Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys alkavat 4.3.2021 klo 10.00, kun määräaika äänestykseen otettavien vastaehdotusten toimittamiselle on päättynyt ja kun yhtiö on julkaissut mahdolliset äänestykseen otettavat vastaehdotukset yhtiön internetsivuilla. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen äänestämällä ennakkoon, tulee ilmoittautua yhtiökokoukseen ja äänestää ennakkoon viimeistään 18.3.2021 klo 10.00, mihin mennessä ilmoittautumisen ja äänten on oltava perillä.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus tai y-tunnus, osoite, puhelinnumero sekä mahdollisen asiamiehen nimi ja henkilötunnus. Osakkeenomistajien Robit Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Osakkeenomistajat voivat ilmoittautua yhtiökokoukseen ja äänestää ennakkoon tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta 4.3.2021–18.3.2021 välisenä aikana seuraavilla tavoilla:

a. Yhtiön kotisivujen kautta   

Yksityishenkilö (henkilöosakkeenomistaja tai tämän edustaja):

Sähköiseen ilmoittautumiseen ja ennakkoäänestämiseen tarvitaan pankkitunnukset tai mobiilivarmenne

Yhteisö:

Sähköiseen ilmoittautumiseen ja ennakkoäänestämiseen tarvitaan osakkeenomistajan yksilöintitunnus ja arvo-osuustilin numero

b. Postitse tai sähköpostitse

Osakkeenomistaja voi toimittaa yhtiön kotisivuilla saatavilla olevan ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavat tiedot Robit Oyj:lle postitse osoitteeseen Robit Oyj, Yhtiökokous, Vikkiniityntie 9, 33880 Lempäälä tai sähköpostitse osoitteeseen .

Jos osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen toimittamalla ennakkoäänet sähköisesti yhtiön kotisivujen kautta tai postitse tai sähköpostin kautta Robit Oyj:lle, äänten toimittaminen ennen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen, kunhan siitä ilmenevät edellä mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.

Äänestykseen liittyvät ohjeet ovat saatavilla myös yhtiön kotisivuilla osoitteessa . Lisätietoja on saatavilla myös sähköpostitse osoitteesta tai puhelimitse numerosta 045 202 0252 arkisin klo 8.00–16.00 välisenä aikana.

3. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon 15.3.2021 (yhtiökokouksen täsmäytyspäivä). Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 22.3.2021, klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään omaisuudenhoitajaltaan hyvissä ajoin tilapäiseen osakasluetteloon rekisteröitymistä, valtakirjojen antamista ja yhtiökokoukseen ilmoittautumista koskevat ohjeet. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee huolehtia ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan puolesta hallintarekisteröityjä osakkeita koskevan ilmoittautumisajan kuluessa.

4. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean sellaisen asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Malli valtakirjaksi ja äänestysohjeiksi sekä äänestyslomake on saatavilla yhtiön kotisivuilla viimeistään 4.3.2021. Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan viimeistään 18.3.2021 ennen ilmoittautumisajan päättymistä, mihin mennessä valtakirjojen on oltava perillä. Myös osakkeenomistajan asiamiehen on äänestettävä ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla.

Valtakirjan toimittaminen yhtiölle ennen ilmoittautumisajan päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen, kunhan siitä ilmenevät edellä mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.

5. Vastaehdotusten tekeminen päätösehdotuksiin sekä kysymysten lähettäminen ennakkoon

Osakkeenomistajilla, joilla on väliaikaislain tarkoittamalla tavalla vähintään yksi sadasosa yhtiön kaikista osakkeista, on oikeus tehdä äänestykseen otettava vastaehdotus yhtiökokouksen asialistalla oleviin päätösehdotuksiin. Tällaiset vastaehdotukset on toimitettava yhtiölle sähköpostilla osoitteeseen  viimeistään 24.2.2021 klo 14.00. Vastaehdotuksen tekevän osakkeenomistajan on esitettävä vastaehdotuksen toimittamisen yhteydessä riittävä selvitys omistuksestaan. Vastaehdotus otetaan käsiteltäväksi yhtiökokouksessa edellyttäen, että osakkeenomistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen ja, osakkeenomistaja on ilmoittautunut yhtiökokoukseen ja osakkeenomistaja omistaa yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä edelleen vähintään yhden sadasosan yhtiön kaikista osakkeista. Jos vastaehdotusta ei oteta käsiteltäväksi yhtiökokouksessa, vastaehdotuksen puolesta annetut äänet jäävät ottamatta huomioon. Yhtiö julkaisee mahdolliset äänestykseen otettavat vastaehdotukset yhtiön internetsivuilla viimeistään 4.3.2021.

Osakkeenomistaja voi esittää osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä kokouksessa käsiteltävistä asioista 11.3.2021 asti sähköpostitse osoitteeseen tai postitse osoitteeseen Robit Oyj, Yhtiökokous, Vikkiniityntie 9, 33880 Lempäälä. Tällaiset osakkeenomistajien kysymykset, yhtiön vastaukset niihin sekä mahdolliset muut kuin äänestykseen otetut vastaehdotukset ovat nähtävänä yhtiön internetsivuilla viimeistään 16.3.2021. Kysymysten tekemisen edellytyksenä on, että osakkeenomistaja esittää pyydettäessä selvityksen osakeomistuksestaan. Yhtiön vastaukset osakkeenomistajien kysymyksiin annetaan myös yhtiökokouksessa.

6. Muut ohjeet/tiedot

Robit Oyj:llä on kokouskutsun päivänä 18.2.2021 yhteensä 120 964 osaketta, jotka edustavat yhtä montaa ääntä.

Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikutaoikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajien äänimäärään yhtiökokouksessa.

Lempäälässä 18. päivänä helmikuuta 2021

ROBIT OYJ

Hallitus

Lisätietoja:

Harri Sjöholm, hallituksen puheenjohtaja

2

  

Jakelu:

Nasdaq Helsinki Oy

Keskeiset tiedotusvälineet

Robit on voimakkaasti kansainvälistynyt kasvuyhtiö, joka myy kulutusosia eli porakalustoa globaalisti asiakkailleen seuraavilla markkinasegmenteillä: kaivosteollisuus, rakentaminen, geotekniikka sekä kaivonporaus. Yhtiön tarjonta jakaantuu kahteen tuote- ja palvelualueeseen: Top Hammer, Down the Hole ja Geotechnical. Yhtiöllä on 9 maassa myynti- ja palvelupisteet sekä aktiivinen myyntiverkosto yli 100 maassa. Robitilla on tuotantoyksiköt Suomessa, Etelä-Koreassa, Australiassa ja Englannissa. Robitin osake noteerataan Nasdaq Helsinki Oy:ssä. Lisätietoja osoitteessa: .